Verslag organisatie Sportkampen.com O23 Divisietoernooi – Gent
Tijdens mijn stage bij Sportkampen.com heb ik samen met Tijn Timmerman de verantwoordelijkheid gekregen voor de organisatie van het Sportkampen.com O23 divisietoernooi in Gent. Dit toernooi was volledig nieuw en bood mij de kans om van begin tot eind betrokken te zijn bij het opzetten, organiseren en uitvoeren van een sportevenement. In dit verslag licht ik toe welke stappen ik heb genomen en hoe dit proces uiteindelijk heeft geleid tot een succesvol toernooi.
Werving van deelnemende teams
De organisatie begon met het werven van O23-divisieteams. Ik ben gestart met het analyseren van alle O23-divisieteams die op dat moment actief waren. Per team heb ik uitgebreid onderzoek gedaan naar contactgegevens via websites, LinkedIn en social media. Op basis hiervan heb ik teams benaderd via Instagram DM, e-mail en in sommige gevallen telefonisch wanneer ik telefoonnummers wist te achterhalen.
Deze fase vroeg veel doorzettingsvermogen, omdat niet alle teams direct reageerden. Toch kwamen er na verloop van tijd reacties binnen waarin teams interesse toonden en vragen stelden over de inhoud en opzet van het toernooi. Ik heb deze teams zo goed en volledig mogelijk geïnformeerd en een offerte meegestuurd waarin alle informatie over het toernooi duidelijk stond uitgewerkt.
Na ongeveer vier weken van intensief werven resulteerde dit in de eerste concrete boeking: SV Nieuwkoop O23. Dit moment voelde voor mij als een grote mijlpaal. Het gaf mij bevestiging dat mijn aanpak werkte en motiveerde mij om door te gaan. Uiteindelijk heb ik zes teams weten te overtuigen om deel te nemen aan het O23-toernooi in Gent. De deelnemende teams waren:
FC Skillz, SV Nieuwkoop O23-1 + 2, VV Staphorst, RKVV Roosendaal, VV Noordwijk
Voorbereiding richting het toernooi
Na het vastleggen van de teams begon het organisatorische proces richting het toernooi toe. Sportkampen.com had het hotel Holiday Inn Gent volledig ingekocht, waardoor de accommodatie voor de teams snel geregeld was. Daarnaast was er al een samenwerking met Sportpark Blaarmeersen, waar we gebruik konden maken van de velden en kleedkamers.
Mijn takenpakket bestond onder andere uit:
het verzamelen van spelers- en stafgegevens
het maken van de toernooiopzet
het regelen van scheidsrechters
het verzorgen van begeleiding en communicatie
het meedenken over prijzen en randzaken
Voor het verzamelen van persoonsgegevens heb ik invullijsten in Excel gemaakt. Teams konden alleen specifieke cellen aanpassen, terwijl de overige cellen beveiligd waren. Op deze manier bleef alles AVG-proof en overzichtelijk voor Sportkampen.com.
Toernooiopzet en communicatie
Voor de communicatie en het bijhouden van de wedstrijden heb ik gebruikgemaakt van een toernooiboekje en de app Tournify. Via deze app konden teams, spelers en ouders eenvoudig de uitslagen en standen volgen. Dit zorgde voor duidelijkheid en professionaliteit tijdens het toernooi.
Werving van scheidsrechters
De scheidsrechters zijn geworven via verschillende Facebookgroepen. Hier heb ik oproepjes geplaatst waarop veel reacties kwamen. Vervolgens heb ik een selectie gemaakt en meerdere scheidsrechters persoonlijk opgebeld. Daarbij heb ik onderhandeld over de vergoeding en afspraken gemaakt over beschikbaarheid en inzet. Hoewel ik weinig invloed had op de hoogte van de prijzen, stelde de eigenaar van Sportkampen.com een mooi budget van €750,- beschikbaar voor de winnaar van het toernooi.
Het toernooi
Afgelopen weekend was het eindelijk zover: het Sportkampen.com O23 divisietoernooi ging van start in Gent. Ondanks een laagje sneeuw verliep het evenement uitstekend. Alles liep volgens planning en de teams waren enthousiast over de organisatie. Na afloop heb ik veel complimenten ontvangen over de structuur, communicatie en algehele uitvoering van het toernooi.
Reflectie en dankwoord
Terugkijkend ben ik ontzettend trots op mijn rol binnen dit project. Van het eerste contact met teams tot de uitvoering van het toernooi heb ik veel verantwoordelijkheid gedragen en waardevolle ervaring opgedaan op het gebied van organisatie, communicatie en planning.
Tot slot wil ik iedereen bedanken die mij tijdens dit proces heeft geholpen. Een speciale dank gaat uit naar Djordi van der Hoop en Tijn Timmerman voor de fijne samenwerking en het vertrouwen dat ik heb gekregen.